Khai thác hồ sơ là quá trình thu thập, phân tích và sử dụng các thông tin có sẵn trong hồ sơ của một công ty để đưa ra quyết định hợp lý. Việc chính trong quá trình này bao gồm: thu thập hồ sơ, phân tích và đánh giá các thông tin có sẵn, xây dựng mô hình phân tích, và sử dụng các kết quả để đưa ra quyết định hợp lý. Quá trình này cũng có thể bao gồm việc định cấu hình hệ thống hồ sơ, cập nhật và bảo trì hồ sơ, và cải thiện các quy trình liên quan đến hồ sơ.